ビジネスメールの返事が来ない→電話する→メール見ました!と言われて意気消沈した話。

アラフィフのお仕事
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仕事上、メールのやり取りというのが頻繁にあるのですが、ある案件の担当者さん、この方ののんびり具合といったら…。担当者さん側の要望(というか無茶ぶりがほぼ)のときは、メールに電話、SNSとあらゆる方法を使って連絡してくるのに、こちらからだと返事がなかなか来ない。

サーバーとドメインの契約期間が終了する、というメールが相手のメールアドレスに届いているはずなんだけど一向に支払いが行われなくて…。このまま支払いされないと、ドメインが失効しちゃう(とわたしだけが焦っていたことに電話して気づくことになるのだけれど)。

仕方がないので、こちらかも対応してもらえるように、対応方法なども記載した資料を添付して送ったはいいけれど、一向に対応されないし、返事も来ない。

業を煮やして、先ほど先方に電話をかけたら、「メール見ました!」と…。

「忙しくてぇ~」

なんて言われて、内心、(メール見たなら見たって連絡してくれたらいいのに…)と思いつつ、対応できそうかを確認すると

「できるかなぁって言って先延ばしにしてました」

と…。いやいや、期限書いてたと思うんですが、もうギリギリですよとお伝えすると、

「いやぁ、できますかね~」

とこれまたのんびりとした返事。・・・もう何も言うまいと現実的にお話をさせていただき、期日を切って対応いただくことになりました。

ビジネス上のメールのやり取り、特にいただいたメールに対する「返信」ってどこまでやればいいのか分からないので教えてほしいと言われたことがありました。

ここで、ビジネスメールの基本的なマナー、みたいなものを少しまとめておきたいと思います。

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ビジネスメールの基本マナー

メールを受け取ったら遅くても翌日までには必ず返信する

メールを送った相手はメールが届いているかが分からない(送信済みに入っていても迷惑メールなどに振り分けられる可能性もあるため)ので、なるべく早めに返信するようにしましょう。

メールの内容によってはすぐに返信できないものもあるかもしれませんが、メールを受け取っていることはお伝えしたほうがいいように思います。中身については改めてお返事する(できればいつまでに返事をするなど)としておくといいと思います。

件名に入っている「Re:」は消さない。件名も変更しない

返信するとき、メールの件名に入る「Re:」は消さず、件名の内容も変更しないようにしましょう。やり取りを遡るとき、見やすく、また見つけやすくなります。

また、件名も変更しないほうが無難です。

自分のメールアドレスが「CC」に入っている場合は返信不要

自分のメールアドレスが「CC」に入っている場合、送信した人があなたにも一応知らせておくよという意味で「CC」に入れますので、基本的には目を通すだけ、返信は不要です。

ただし、自分のメールアドレスが「CC」に入っているから返事をしてはいけないという意味ではないので、たとえばメールの内容に質問がある場合などは、返信しても構いません。

自分のメールアドレスが「CC」に入っているときメールの内容に質問などを入れて送信する場合は、その人だけに返信するのではなく、すべての人に向けて返信するようにしましょう。

「返信不要」とあっても取引先や上司であるなら一言返信しておくとよい

これは個人的なことなんですが、取引先や上司以外、同僚などに対して「返信不要」と入れることがあります。これは、返信しなくても大丈夫だよという意味で入れています。

逆に自分が、取引先や上司から「返信不要」と入ったメールをもらったらどうするかといえば、読んだという意味も込めて、一言程度の返信を送るようにはしています。

難しいところではありますが、読んだよ、目を通したよということはお伝えしたいなと。

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ビジネス上のメールのやり取りで印象が変わる

ビジネス上のメールのやり取りは、学校で習ったというわけではないし、上司から教えてもらうこともないかもしれませんが、いただいたメールに対して誠実に対応できれば、この人はちゃんとメールを読んでくれていると相手に思ってもらえると思います。

今回のように、メールを読んだにも関わらず返信もなければそれ以外の手段でレスポンスもないとなると、正直、今後のお付き合いに不安を感じてしまいます。

とはいえ、以前からレスポンスが悪い相手だと認識していますので、それなりの余裕をもって対応できるよう、本来の期限より数日前を期限として示すようにはしていますが、それにしても…です。

文字だけのやり取りって難しい、そのことをじゅうぶんに理解したうえでメールのやり取りができるようになれば相手に不安や不満を与えず、スムーズに仕事が進むんじゃないかと思ったりもして。

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